نکته مهم : برای بهره گیری از متن کامل پژوهش یا مقاله می توانید فایل ارجینال آن را از پایین صفحه دانلود کنید. سایت ما حاوی تعداد بسیار زیادی مقاله و پژوهش دانشگاهی در رشته های مختلف می باشد که می توانید آن ها را به رایگان دانلود کنید

مرتب سازي جدول داده ها

يكي از روشهاي تغيير ظاهر جدول، مرتب كردن آن می باشد.مرتب كردن يعني اين كه داده ها به ترتيب الفبايي پشت سر هم قرار گيرند.مرتب سازي دو نوع می باشد:يكي بر حسب آغاز به انتهاي الفبا وديگري برعكس،بر حسب انتها به ابتداي الفبا.

انواع بازجست

بازجست اقسام زيادي دارد؛اما سه نوع آن بسيار مهم می باشد ودر اينجا به تعريف آنها مي پردازيم:                                          

1-بازجست انتخابگر(Select Query):كار بازجست انتخابگر آن می باشد كه داده هارااز يك يا بيش از يك جدول انتخاب كند واز آن جدول جديدي بسازد كه جدول پوياست.اين نوع بازجست بسيار مورد بهره گیری كاربران قرار مي گيرد.

2-بازجست عملگر(Action Query): بازجست عملگر،همانطور كه از نامش پيداست علاوه بر آن كه اطلاعات را پيدا وانتخاب مي كند، برآنها كاري هم انجام مي دهد.كاري مانند جدول سازي،به روز در آوردن والحاق وحذف داده ها.

3-بازجست نتيجه گير (Cross Query):اين بازجست، از داده هاي جدول نتيجه گيري مي كند. فرض كنيد مي خواهيم بفهميم جمع فروش ماهانه شما در سال 1379 چقدر بوده می باشد.از بازجست نتيجه گير مي خواهيد كه اين نتيجه را براي شما درآورد. اين بازجست مي تواند از داده هاي جدول براي شما نتيجه گيري سرجمعي وآماري بكند .نتيجه اين نوع بازجست، به شكل يك جدول كاربرگي ارائه مي گردد.

آشنايي با طراحي فرم

قبلا در باره فرم سخن گفته ايم؛ اما وقتي قرار باشد به جدول داده ها، ركورد بيفزاييم ياحذف كنيم، وبخواهيم اين كار رادر حالت كاربرگ انجام دهيم، متوجه اهميت فرم مي شويم:

  • در كاربرگ، يكباره با چنين ركورد مواجه هستيم، ممكن می باشد فيلد وركورد رااشتباه كنيم.
  • در حالت كاربرگ، هر فيلد تنها بخشي از يك خط را اشغال مي كند واگر داده هاي فيلد طولاني باشد، اطلاعات انتهاي هر فيلدبه زير فيلد ديگر مي رود وحركت نيز در فيلد طولاني سخت ووقت گير می باشد.
  • فرم ، كار جمع آوري اطلاعات راآسان مي كند؛زيرا پیش روی هر فيلد اطلاعات مي توان براي كاربر توضيح داد واز اوشكل خاصي از اطلاعات رادرخواست نمود وحقوق قانوني اش را به اوگوشزد كردو…
  • قسمت بندي فرم، كار ورود اطلاعات از سوي افراد مختلف را نيز آسان مي كند؛ طوري كه مي توان يك فرم را به چند نفر داد تا قسمتهاي مختلفي از آن را پر كنند.
  • فرم را مي توان طوري طراحي كرد كه درهنگام ورود اطلاعات، هر بخش از فرم در جدول خاصي قرار داده گردد. يعني، يك فرم مي تواند براي چند جدول اطلاعات فراهم كند بدون آنكه پركننده فرم لازم باشد اين نكته را بداند وبراي آن تدارك خاصي ببيند.

به اين دلايل ودلايل بسيلر ديگر، فرمها در كار اداري نفوذ ورواج فراوان يافته اند.

وقتي طراح سيستم براي ماشيني كردن امر اداره ويا دفتري مراجعه مي كند، آن چیز که اورا به هدفش نزديك مي كند، مطالعه فرمهايي ست كه در آن اداره يا دفتر به كارگرفته مي گردد.از روي فرمهايي كه با دست يا تايپ پر مي شوند ومي توان خيلي از چيزها رادرباره امور جاري وطرز كار آن اداره يا دفتر فهميد. حتي خيلي از فيلدهاي داده ها رااز فرمها استخراج مي كنند.

طراحان، به كمك فرمهاي موجود، مي توانند كار اداري را شبيه سازي كنند واشكالهاي آن رابفهمند.

نحوه طراحي فرم

حال كه اهميت وجود فرم را دريافتيم، قدري هم به نحوه طراحي فرم مي پردازيم. براي طراحي فرم بايد نكاتي چندرادر نظر گرفت:

  • هرفيلد بايد درفرم، يك عنوان داشته باشد. مثلا اگر لازم می باشد در جايي تاريخ تولد نوشته گردد بايد در كنار آن ، عنوان ‹‹تاريخ تولد››راذكر كرد.
  • در محلي كه داده ها فيلد وارد مي گردد، همواره بايد جاي كافي در نظر گرفت. معمولا براي نشاني يا اطلاعات توصيفي ديگر، جاي متناسبي راكه حتما بزرگ می باشد در نظرمي گيرند وجاي تاريخ يا اعداد كوچكتر ومحدودتر در نظر گرفته مي گردد.
  • در جاهايي از فرم كه لازم باشد بايد براي كاربر نحوه ورود داده ها وياآنچه از او انتظار ميرود، توضيح داده گردد.مثلا ممكن می باشد در كنار فيلد تاريخ در فرمهاي گمركي، توضيح بنويسند كه‹‹شماره حواله به سال ميلادي وارد گردد››.
  • حتي الامكان بهتر می باشد فيلدها دسته بندي گردد.مثلا اگر قرار باشد داده هايي از شناسنامه شخص گرفته گردد، بهتر می باشد همه آن داده ها چنان كنار هم قرار گيرند كه بايك بارمراجعه به شناسنامعه وبا حركت عادي ومنطقي مكان نما از يك فيلد به فيلد ديگر، آن فيلدها پر گردد وديگر لازم نباشد، دوباره در بخش ديگري از فرم به شناسنامه مراجعه گردد.
  • در فرمهاي رايانه اي، بهتر می باشد درصورت بروز اشتباه از سوي كاربر، به او پيام خطاي مناسب داده گردد ودر مورد نحوه صحيح اقدام، راهنمايي لازم به او ارائه گردد.
  • بايد از بزرگ شدن فرم اجتناب گردد.فرمهاي بزرگ، نشانه بي اطلاعي طراح از روان شناسي كاربران می باشد. اطلاعات يك ركورد رابايدبتوان با يك نگاه به گونه كامل در صحنه فرم نظاره كرد.
  • درجاهايي كه لازم می باشد، بايد حقوق قانوني افراد يا چيزهايي را كه قانونا بايد بدانند تا فرم را پر كنند تذكرداد.مثلاذكر اين جمله كه‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‹‹اين قسمت توسط ولي قانوني پر گردد›› در كنار يك فيلد، باعث مي گردد، ديگران به آن قسمت دست نزنند.

آشنايي با طراحي گزارش

هر مجموعه داده ها، بايد منجر به توليد اطلاعات گردد تا بتوان از آن بهره گیری كرد. اما توليد اطلاعات براي جهان درون رايانه وجهان بيرون آن، با هم فرق مي كند. كاربران رايانه، مي توانند اطلاعات مورد نظر خود را به صورت فرم ملاحظه كنند. اما اين امر براي كسان ديگري كه اطلاعات به آنها ربط پيدا مي كنديا اصلا به آنها تعلق دارد ميسر نيست كه اطلاعات را به شكل فرم ملاحظه كنند. به همين سبب اطلاعات توليد شده رامعمولاچاپ ميكنند وبه تعدادموردنظر تكثير نمود، به دست افرادي كه به آن نياز دارند مي رسانند. اين روش،باصرفه ترين روش ممكن براي اطلاع رساني ست. مديران شركتها، جسابداران ارشد، سهامداران ومديران بخشها وحتي مردم عادي كه با شركتها وسازمانها طرف مبادله هستند همگي به اطلاعات چاپ شده به شكل مناسب و درخور نياز خود احتياج دارند. تمام اين نيازها از طريق ايجاد گزارش برآورده مي گردد.

تفاوتهاي فرم وگزارش

1-فرم، همواره حالت موقت وگذرا دارد.اما در گزارش زیرا به شكل چاپ شده عرضه مي گردد، ثابت ومتداوم می باشد.

2-فرم را بايد در صفحه نمايش رايانه ديد واين كار براي بسياري از كساني كه به اطلاعات نياز دارند ناممكن می باشد.مثلا نمي گردد از رئيس اداره خواست كه در صورت نياز به اطلاعات ، به پاي صفحه نمايش رايانه بيايدو يا به سهامداران گفت كه مقدار سود سهامشان را با مراجعه حضوري به واحد رايانه ومشاهده آن به شكل فرم رايانه اي ملاحظه كنند.

شما می توانید مطالب مشابه این مطلب را با جستجو در همین سایت بخوانید                     

فرم را نمي توان مبناي كار حقوقي قرار داد، اما بر مبناي گزارش مي توان در مجامع حقوقي به دنبال استيفاي حقوق شده رفت.

4-اطلاع رساني به كمك فرم،احتياج به رايانه، وصفحه نمايش واتصال بين رايانه ها واطلاعات فني دارد، اما گزارش روي كاغذ ايجاد مي گردد. بنابراين،اطلاع رساني به كمك گزارشبسيار بسيار ارزانتر تمام مي گردد.

5-در بسياري مواقع، توليد گزارشي كه پر از اعداد وارقام باشد به كار نمي آيد. اگر مديري مي خواهد بداند كدام هزينه ها در ماه جاري، نسبت به همين ماه در سال قبل كاهش داشته می باشد، عدد ورقم نمي خواهد بلكه اگر هزينه ها به شكل ستونهايي با رنگهاي متفاوت ديده گردد واز روي بلندي وكوتاهي آن بتوتن متوجه افزايش وكاهش مقدار آن گردید، مدير با يك نگاه گزارش را درمي يابد وتصميم مقتضي را مي گيرد. گزارش را مي توان به شكل تصويري نيز ارائه كرد اما فرم را نمي توان به اين صورت ارائه نمود.

ايجاد گزارش

اصولا بايد اجازه داد كه خود اكسس گزارش را طراحي كندو بعد، آن گزارش را باز كرده، مطابق ميل ونياز خود، در آن تغيير ايجاد كرده، ويرايش نمايد. هيچ كاربر حرفه اي، گزارش را از آغاز طراحي نمي كند ومعمولا كار را به جادوگرها مي شپارد. اكسس، براي ايجاد گزارش هم گزينه بهره گیری از گزارش خودكار را دارد وهم مي تواند به كمك جادوگر ايجاد گزارش وبا چند انتخاب از سوي كاربر، گزارشهاي بسيار قابل قبولي ايجاد كند. بنابراين، اكنون به گزارش خودكار وسپس جادوگر ايجاد گزارش مي پردازيم.

ايجاد گزارش خودكار

ايجاد گزارش خودكار، خيلي آسان می باشد. شما به اكسس مي گوييد كه كدام جدول را براي تهيه گزارش لازم داريد واكسس، فورا از آن براي شما گزارش تهيه مي كند. اين گزارش خيلي ساده ومختصر می باشد وممكن می باشد همه احتياجات شما را برآورده نكند، اما مي تواند پايه ايجاد گزارشهاي بهتر وپيشرفته تر باشد براي ايجاد گزارش خودكار بايد به ترتيب زير اقدام كنيد:

1-از پنجره Database ، يعني پنجره اصلي اكسس، زبانه Report را انتخاب مي كنيد.

2-روي تكمه Newكليد مي زنيد تا منوي New Report ظاهر گردد.

شما می توانید تکه های دیگری از این مطلب را در شماره بندی انتهای صفحه بخوانید              

3-در اين منو، يكي از گزينه هاي:Auto Report Columnar ياAuto Report Tabular را انتخاب مي كنيد.

4-در قسمت پايين اين منو، مقابل عنوان Choose the table or query where the objects data comes from(جدول يا بازجستي را كه داده ها از آن گرفته مي شوند)، روي مثلث روبه پايين كليد بزنيد تا فهرستي از جدولها يا بازجستهاي موجود ومهيا براي كار به شما ارائه گردد. از فهرست ارائه شده، يكي از جدولها يا بازجستها را انتخاب كنيد.

در شكل بالا، اعلام شده می باشد كه مي خواهيم يك گزارش خودكار ستوني از جدول داده هاي Customer بسازيم. سپس روي OKكليد مي زنيم.

5-كار تمام گردید. گزارش ايجاد شده می باشد ودر حالت پيش نگري (Preview)به نمايش در مي آيد.

تهيه گزارش اهميت زيادي دارد زيرا خيلي وقتها، گزارش تنها نتيجه كار پايگاه داده ها محسوب ميشود. معمولا در گزارش، ركوردهاي متعدد چاپ مي گردد واز اين جهت، با فرم تفاوت دارد. اما همه فيلدها همواره اطلاعات يكسان ندارند. شايد بعضي ها اصلا پر هم نشده باشند، بنابراين در طراحي گزارش بايد چنان اقدام كرد كه با در نظر داشتن تمام مواردي از اين قبيل ، كاغذ زيادي تلف نشود. در طراحي شكل گزارش، بايد موارد زير را در نظر گرفت:

-گزارش براي چه كسي چاپ مي گردد؟

اگر براي مردم عادي گزارش تهيه مي كنيد، بايد از حروف متوسط وتوضيحات كافي بهره گیری كنيد. اما اگر اين كار را براي مسئولان وافراد حرفه اي انجام مي دهيد شكل گزارش بايد حرفه اي، فشرده، مختصر ومفيد باشد.

2-گزارش در چه چاپگري چاپ مي گردد؟

بايد حداكثر وحداقل اندازه صفحه چاپ ونوع چاپگر مورد بهره گیری را به دقت مورد توجه قرار دهيد. در گزارشهاي ناشيانه همواره مي بينيد كه جاي زيادي از صفحه، بيهوده سفيد رها مي گردد. در مواردي هم طول بخشي از گزارش از طول صفحه چاپي بزرگتر می باشد وبنابراين، اكسس براي چاپ بقيه يك سطر چاپي يك صفحه اضافي چاپ مي كند كه هم كاغذ وهم وقت شما تلف كرده، سردرآوردن از گزارش را براي خواننده آن مشكل مي سازد.

3-سفارش دهنده گزارش به چه اطلاعاتي نياز دارد؟

كسي كه گزارشي مي خواهد، به همه اطلاعات نياز ندارد. مثلا براي گزارش گيري از اطلاعات فروش مشتريان شما به نشاني آنها نياز نداريد، بنابراين نبايد آن را در گزارش جاي دهيد. زيرا اطلاعات زياد مانند اطلاعات كم، مزاحم وموجب اتلتف وقت خواهند بود.

نحوه طراحي گزارش

بهترين راه هميشه اين می باشد كه بگذاريد گزارش با جادوگر گزارش ساز ايجاد گردد وبعد، آن را در حالت طراحي(Design)، باز كنيد ودر آن تغييرات لازم را اعمال نماييد. اما مي توان گزارش را از اول، در همان حالت طراحي درست كرد واز جادوگر نيز بهره نگرفت . البته هيچ كس اين روش را توصيه نمي كند. جادوگر، حداقل چيزهايي را كه براي گزارش لازم داريد توليد مي كند واز زحمت شما، بسيار مي كاهد. اكنون، فرض مي كنيم كه شما اين كار را نكرده ايد ومي خواهيد در حالت طراحي گزارشي را از آغاز بسازيد. بنابراين:

1-از پنجره Database زبانه Report(گزارشها) را انتخاب كنيد.

2در اين پنجره، روي تكمه New كليد بزنيد تا پنجره New Report ظاهر گردد وگزينه هاي اين پنجره در قسمت بالا Design View را انتخاب كنيد.پیش روی عنوان پايين اين منو نيز كه از شما مي خواهد‹‹نام جدول داده ها يا بازجست مورد نظرتان را وارد كنيد.››نام جدول يا بازجست مورد نظر را انتخاب نماييد. حتما به ياد داريد كه از بازجست هم مي توان گزارش ساخت. در شكل زير، ما جدول داده هاي Customer را انتخاب كرده ايم ومي خواهيم از آن گزارش بگيريم.

3-حال OK كليد بزنيد تا وارد پنجره گرارش سازي شويد.

صفحه كاغذ گزارش ما به سه قسمت تقسيم مي گردد: كه به بالايي عنوان صفحه(Page Header) به وسطي Detail (جزئيات، يا بدنه اصلي گزارش) وبه پاييني، عنوان Page Footer (پانوشت صفحه) داده می باشد.

در كنار اين پنجره، جعبه ابزاري هم ديده مي گردد كه در آن هرچه براي ساختن و؟آرايش گزارش لازم داريد، قرار داده شده می باشد ونحوه بهره گیری از آن را نيز بزودي خواهيم گفت. نواري هم براي شكل دادن گزارش به نوارهاي بالاي اكسس افزوده مي گردد.

آن چیز که در پنجره Report يا گزارش مي بينيد يك صفحه واقعي وكامل گزارش نيست بلكه قسمتهايي از صفحه گزارش می باشد. توجه كنيد كه:

1-هرچه در قسمت سفيد، زير عنوان Page Headerوارد گردد، در بالاي تمام صفحات گزارش چاپ مي گردد. معمولا عنوان فيلدهاي موجود در گزارش وخلاصه، هرچه را كه بايد در بالاي تمام صفحات باشد در اين قسمت تعيين مي كنند. چگونگي اين نكته را خواهيم ديد.

2-هرچه در قسمت سفيد زير عنوان Page Footer يا پانويس صفحه وارد كنيد، در پايين تمام صفحات گزلرش چاپ خواهد گردید خود اكسس در اينجا، شماره صفحه وتاريخ را مي نويسد.

3-در بخش سفيد قسمتDetail (جزئيات) اصل گزارش چاپ مي گردد. اينجاست كه تعيين مي كنيد فيلدها وركورد ها چگونه نوشته شوند.

اينها تنها قسمتهاي يك صفحه گزارش نيستند، چيزهاي ديگري هم مي توان به اينها افزود كه كمي بعد خواهيم گفت.

از اين بعد، با شماست كه گزارش را به شكل دلخواه در آوريد. در گزارش هاي جدول مانند شما عنوان هاي هر ستون جدول را در بخشPage Headerمي گذاريد. وفيلدها رادر بخش Detail قرار مي دهيد. اما در نوع ستوني هم عناوين فيلدها در بخش Detail قرار مي گيرد وهم خود آنها. يعني آغاز مثلا نوشته مي گردد‹‹نام مشتري:›› ودر مقابل اين عنوان، خود نام مشتري ذكر مي گردد. براي اينكه متوجه تفاوت شويد در صفحه چهارم جادوگر طراحي گزارش، در قسمت Layout(آرايش صفحه) يك بار Tabular (جدولي) ويك بار Columnar(ستوني) را انتخاب كنيد ودر بخش نمونه كاري آن تفاوتها را مطالعه كنيد. اساس كار اين می باشد كه در بخش Detail (جزئيات) يك واحد از گزارش را درست كنيد شما براي اكسس مثال مي زنيد، واو از روي مثال شما گزارش مي سازد. شما بايد آن يك واحد از گزارش را چنان قرار دهيد وآرايش كنيد، كه جا تلف نشود ودر عين حال گزارش براي فرد درخواست كننده كاملا مناسب وقابل فهم باشد. در اينجا بايد با جعبه ابزار كار كنيد. كار با جعبه ابزار بسيار آسان می باشد وفقط باكمي تمرين كاملا به آن مسلط خواهيد گردید. اكنون با قسمتهاي مختلف مورد نياز جعبه ابزار آشنا مي شويم. به ياد داشته باشيد كه اگر در اين مرحله با جعبه ابزار به خوبي آشنا شويد، در طراحي فرم نيز وقتي با آن بر خورد كنيد، راحت خواهيد بود؛ زیرا جعبه ابزار در هر دو مورد عين هم می باشد در اينجا، فقط با يكي دو ابزار بسيار مهم جعبه ابزار ونحوه كار با آن آشنا مي شويم.

ابزارهاي ديگر جعبه ابزار هم تقريبا به سادگي اين دو ابزار به كار گرفته مي شوند. براي آشنايي بيشتر با جعبه ابزار بايد بااكسس بيشتر آشنا شده، كار كنيد وبه برنامه كمك آن مراجعه نموده، كتابچه هاي فني آن را بخوانيد.

1-ابزاركادرحاوي متن(Text Box):براي اينكه فيلدهاي شما در گزارش ظاهر شوند بايد با اين ابزار كادري رسم كنيد بعد به اكسس بگوييد كه اين كادر با كدام فيلد در ارتباط می باشد.

2-ابزار عنوان(Lable):اگر مي خواهيد هر فيلد شما عنواني داشته باشد بايد با اين ابزار براي آن عنوان درست كنيد. نحوه كار ساده می باشد. مراحل مثال زير را يك به يك وپشت سر هم انجام دهيد تا به نتيجه برسيد.

1-روي ابزار كادري حاوي متن (Textbox)كليد بزنيد تا تكمه آن پايين رفته، انتخاب گردد.

2-اكنون، با اين ابزار وارد بخشDetail(جزئيات) گزارش شويد. تكمه ماوس را پايين داده، مكان نماي ماوس را حركت دهيد تا يك كادر مستطيل شكل رسم گردد. هر كجا تكمه ماوس را رها كنيد، كادر مستطيل شكل حاوي متن تشكيل خواهد گردید. فعلا اندازه آن مهم نيست.پس از رها كردن كليد ماوس يك كادر مستطيل شكل ظاهر مي گردد كه روي محيط اين كادر، هشت دستگيره مربع شكل ديده مي گردد كه دستگيره سمت راست وبالاي آن از دستگيره هاي ديگر كه كوچكترند براي تغيير اندازه كادر به كار گرفته مي شوند. براي تغيير مكان كادر، مكان نماي ماوس را روي دستگيره بزرگتر بگذاريد تا شكل آن، به دست در حال تصریح تبديل گردد در اين هنگام، بايد تكمه ماوس را پايين فشار دهيد ومكان نما را به حركت درآوريد. متوجه مي شويد كه كادر مستطيل شكل هم همراه مكان نماي ماوس شما به حركت در مي آيد. هرجا تكمه ماوس را رها كنيد، كادر درآنجا مستقر شده، ثابت مي ماند. براي تغيير اندازه هم، برروي هر يك از دستگيره هاي كوچك كادر كليد زده، تكمه ماوس راپايين نگه مي داريد ومكان نماي آن را حركت مي دهيد تا كادر به اندازه مورد نظر شما در آيد وهر وقت از اندازه آن راضي شديد تكمه ماوس را رها مي كنيد.

حالا، جا و اندازه كادر راتعيين كرده ايد. وقت آن می باشد كه تعيين كنيد در اين كادر كدام فيلد از گزارش بايد ظاهر گردد. كلمه Unboundنشان مي دهد كه اين كادر فعلا آزاد می باشد وهيچ فيلدي را نشان نمي دهد. براي انجام اين كار بايد با مفهوم جديدي آشنا شويد كه مفهومي ساده می باشد. وآن مفهوم خصوصيتها می باشد.

در اكسس ودر برنامه هاي ديگر ويندوز، هرچه ايجاد مي كنيد شئ می باشد. مثلا حروف، شكلها وغيره، همه اشياي رايانه اي هستند. اين اشيا، هر يك خصوصيتهايي دارند؛ مثلا يك مربع جا ومكاني دارد كه خصوصيت مكاني آن می باشد؛ اندازه اي وطول وعرضي دارد كه خصوصيت اندازه اي آن می باشد. حتي رفتاري كه يك شي انجام مي دهد، نيز جزو خصوصيتهاي آن می باشد. مثلا وقتي تعيين كنيد كه اگر روي يك شئ بخصوص با ماوس كليد زديم، آن شئبايد چه واكنشي از خود نشان دهد، اين واكنش، جزو خصوصيات رفتاري آن شئ می باشد.

در اكسس ، وقتي داريد فرم يا گزارش طراحي مي كنيد، در واقع داريد اشياي گوناگوني را در صفحه نمايش فرم يا گزارش ميچينيد وتعيين مي كنيد كه چه خصوصيتهايي داشته باشند.

همچنين، هرگاه بخواهيد خصوصيتهاي يك شئ راببينيد، اول بايدآن شئ را انتخاب ومنوي Propertiesرافعال كنيد. اين منوبا كليدزدن، برروي تكمه در نوارمنوهاي بالايي اكسس فعال ميشود.

اكنون، اين منورا براي شئ موردنظرمان كه كادر حاوي متن می باشد، فعال مي كنيم تا خصوصيتهاي آن راببينيم.

تعيين برچسب فيلد

اگر دقت كرده باشيد وقتي يك كادر مستطيل شكل حاوي متن ايجاد مي كنيد، كادر ديگري نيز در كنار آن ايجاد مي گردد. در شكل بالا به كادر كوچكي كه در آن كلمهText31 نوشته شده می باشد توجه كنيد. اين كادر كوچك ، برچسب فيلد می باشد وامكان مي دهد كه شما براي كنترلي كه اكنون به فيلد مورد نظر وصل شده می باشد يك اسم بگذاريد. هر عنواني در اين كادر تايپ كنيد درگزارش، پیش روی اطلاعات ظاهر خواهد گردید. اين برچسب، همواره در هنگام ايجاد كادر مستطيل شكل حاوي متن، به گونه خودكار با اكسس ايجاد شده، يك نام خودكار نيز به آن اختصاص مي يابد. در اين كادر تنها بايد يك نام تايپ كنيد، وهدف آن فقط وفقط اطلاع رساني می باشد وهيچ كاربرد ديگري ندارد.

برچسب، مثل تمام عناصر گزارش، يك شئ می باشد.بنابراين، مي توانيد از منوي خصوصيات براي تغيير محتواي آن بهره گیری كنيد.

اكنون، منوي خصوصيات آن رافعال كنيد ودر مقابل عنوانCaption هرچه لازم می باشد تايپ نماييد. در اكسسهاي فارسي شده، اين كلمه مي تواند فارسي باشد.

نگهداري وايمن سازي بانك اطلاعاتي

به تدريج كه كار شما پيشرفت مي كند، جدولها، فرمها، بازجستها وگزارشهاي جديد به آن افزوده مي گردد ويك بانك اطلاعات تشكيل مي گردد. اطلاعات موجود در بانك، دراثركار مداوم ساخته وپيراسته ساخته شده، آرام آرام قيمت پيدا مي كند. سرانجام روزي مي رسد كه كار بدون بانك اطلاعاتي براي سازمان غير ممكن مي گردد واگر خداي ناكرده، اطلاعات به نحوي آسيب ببيند ويا از بين برود، فاجعه اي بزرگ رخ خواهد داد.

بسياري از شركتها واداره ها ونهادها، حتي يك روز رابدون بانك اطلاعاتي شان نمي توانند سركنند. شايد در بانكهاديده باشيد كه به مشتريان گفته مي گردد به علت برق، ارائه خدمات بانكي امكان پذيرنيست. در غرب، يكي ازعلتهاي ورشكستگي شركتها، ازبين رفتن اطلاعات آنهاست.

بنابراين، نگهداري از بانك اطلاعاتي ومجموعه اطلاعات براي شركتها بسيار مهم می باشد. اما نگهداري اطلاعات جنبه هاي گوناگون دارد كه در اين قسمت به آن مي پردازيم


دیدگاهتان را بنویسید