پيش از آغاز ايجاد يك پايگاه داده ها، بايد تقريبا بدانيدكه از ايجاد آن چه انتظاري داري. دانستن اين نكته، كار سختي نيست.قلم وكاغذي بر داريدوعمده كارهايي را كه مي خواهيد با پايگاه داده هاي مورد نظر انجام دهيد زير هم بنويسيد. اين فهرست مي تواند شامل كارهايي كه هم اكنون مي خواهيد ونيز كارهايي كه انتظار داريد بعد ها انجام دهيد باشيد . وقتي مي گوييم كارهاي عمده را بنويسيد، يعني بنويسيد كه مي خواهيد چه چيز هايي را در پايگاه داده ها وارد كنيد وچه گزارشهايي را از آن

نکته مهم : برای بهره گیری از متن کامل پژوهش یا مقاله می توانید فایل ارجینال آن را از پایین صفحه دانلود کنید. سایت ما حاوی تعداد بسیار زیادی مقاله و پژوهش دانشگاهی در رشته های مختلف می باشد که می توانید آن ها را به رایگان دانلود کنید

دريافت داريد.بنابراين ،مثلا يكي از عناوين فهرست شما مي تواند اين باشد:‹‹وارد كردن سفارش مشتري››؛اما لازم نيست جزيياتي مانند محاسبه جمع كلي صورتحساب ويا كسر مقدار تخفيف از مبلغ دريافتي را در اين فهرست بگنجانيد. اينها اعمال اصلي نيستند.

2-نمودار گردش عمليات را رسم كنيد:

رسم نمودارعمليات يعني اين كه مشخص كنيد كدام اقدام قبل از كدام اقدام انجام مي گيرد .تعيين اين كه اگر اقدام خاصي انجام نشود، كدام اقدام بعدي قابل انجام نخواهد بود ، بسيار مهم می باشد.به اين ترتيب ، جريان كار شناسايي مي گردد وبنابراين ، كاري كه هر كس بايد انجام دهد مثل پر كردن فرم خاص يا تاييد كردن يك اقدام خاص ، مشخص مي گردد.

3-شناسايي داده هاي لازم:

وقتي دو مرحله قبل را انجام داديد تقريبا خواهيد كه به چه داده هايي كه به چه داده هايي احتياج داريد.مثلا مي توانيد تعيين كنيد كه در مورد هر مشتري ،چه داده هايي نياز داريد ويا در مورد صدور صورت حساب فروش ، چه داده هايي را لازم داريد .اين داده ها،پايه ايجاد پايگاه داده هاي شما هستند. بنابراين بايد تا حد امكان بكوشيدتا فهرست كاملي از داده هاي مورد نظر را درآوريد وزير هم بنويسيد.

4-گروه بندي داده ها:

در اين مرحله، مشخص ميكنيد كه داده ها چگونه باهم گروه بندي مي شوند.مثلا شماره مشتري ،نام مشتري،نام خانوادگي مشتري،شماره تلفن مشتري،نشاني مشتري،داده هاي مرتبط به همهستندوميتواننددر يك گروه جاي بگيرند.

شما می توانید تکه های دیگری از این مطلب را در شماره بندی انتهای صفحه بخوانید              

پس از انجام كار گروه بندي بايد چند فهرست داشته باشيدكه در زير هر يك نام اجزاي آن نوشته شده باشد.

5-سازماندهي داده ها:در اين مرحله، تقريبا ساختمان جدولهاي داده هاي موردنياز براي براي يك پايگاه داده ها مشخص شده می باشد.هركدام از فهرستهايي كه در مرحله قبل به وجود آورده ايدمي تواند

يك جدول دادها را تشكيل دهد.

در اكسس مي توانيد در هر مرحله كه لازم گردید. جدول جديد داده ها درست كنيد وياجدول هاي قبلي را دست كاري وتصحيح كنيد.اما اصلاح مكررتوصيه نميشود وبهتر می باشد، ازهمان ابتداي كار طرحي تقريبي از آن چیز که را كه روي كاغذ انجام ميدهيدپياده كنيد.به اين شكل،ازسردرگمي نجات مي يابيد.

6-ايجاد فرمها وگزارشها:

حال، جدول داده ها ايجاد شدهاست وشما در اين مرحله شروع ميكنيد به ارتباط دادن آنها به يكديگر وساختن فرمها وگزارشها.در اين مرحله،ازماكروها وزبان ويژوال بيسيك هم بهره گیری ميشود ورابطه كاربر نيز ساخته مي گردد.

7-آزمايش وتجديد نظر وتصفيه:

در اين مرحله متوجه كمبودها شده ودر نكاتي تجديد نظر مي كنيد ودر برخي ودر برخي از داده ها، عناصر ديگري را كه متوجه مي شويد به درد نخواهد خورد وزايداست،حذف كنيد.اين مرحله آخر كار می باشد ومعمولا،پس از تحويل پايگاه داده هابه مشتري ودر حين كار آن نيز تا مدتي بايد اين كار را انجام دهيد تا پايگاه داده ها از هر جهت، احتياجات كاربر را برآورد وبدون نقص گردد.

كساني كه پايگاه داده ها راطراحي مي كنند، معمولا وقت زيادي را براي تحقيق وتفحص درمورد آن چیز که كاربران ومديران مي خواهند اختصاص مي دهند.آنها جريان عادي كاري را كه مي خواهند براي آن پايگاه داده ها تهيه كنند مطالعه مي كنند.

آشنايي با Access

بازجست(Query)

فرض كنيد اطلاعات جمعيتي يك دبيرستان را به شكل يك جدول داده ها در اختيار داريد. مي خواهيد بدانيد چند نفر از دانش آموزان ،كمتر از 14سال چند نفر از آنها 15سال، چند نفر بين 16سال وچند نفر 17سال وبيشتر سن دارند.براي اين كار، كسي را مامور ميكنيدتا اين اطلاعات را براي شما بيابدوآن را به شما گزارش كند. اين شخص به سراغ اطلاعات مي رود وآن را جستجو وبازيابي ميكند.

به طوري كه از اين توده داده ها ، اطلاعات مورد نياز شما استخراج ودر اختيار شما قرار گيرد.اين اقدام را‹‹بازجست اطلاعات›› مي گويند.اين فرد ،مامور جستجو وكارآگاه شماست.شما به مامور خود ضابطه اي را اعلام مي كنيد واو بر اساس آن ضابطه براي شما در اطلاعات جستجو كرده .آن رازيرورو ميكند.در واقع ،بدون بازجست در داده ها ،كه باعث مي شوداطلاعات مفيد استخراج گردد،جمع آوري اطلاعات كاري بيهوده ووقتگير می باشد.ما داده ها را جمع مي كنيم تا بعدها ، به كمك ضابطه ها وقواعد خاص آن، نتايج مهمي مي گيريم.در همين پايگاه داده هاي جمعيتي،اگر به دنبال كساني بگرديد كه نامشان باحرف ‹‹س›› شرروع مي گردد يا تمام كساني متولد ‹‹شيراز›› هستند ودر كلاس اول نظري مشغول تحصيل هستند، باز هم اقدام بازجست اطلاعات را انجام داده ايد.بازجست،هميشه تا اين حد ساده نيست.خيلي وقتها مي خواهيداز اطلاعاتي كه در يك جدول داريد بهره گیری كنيد واز طريق ارتباط دادن دو ياچند جدول به يكديگر وارتباط ايجادكردن بين داده ها،اطلاعات ديگري رادر جدول ديگري بازيابي كنيم.بازجست، ميتواند دو ياچندجدول رابه هم وصل كندواز اتصال آنها نتيجه بگيرد و…

نتيجه بازجست، هميشه يك جدول ديگر می باشد.اين جدول زير مجموعه اي از اطلاعات وداده هاي جداول ديگر داده هاست اماموقتي ست ويك جدول واقعي داده هانيست.

بازجست،كارآييهاي ديگري هم دارد.اگر بخواهيد در كاربا اكسس متخصص شويد بايدبتوانيدبه سادگي بازجست ايجاد كنيد.

فرم(Form)

كار باجدولها آسان نيست. فرض كنيد مي خواهيد به حسابي در بانك پول واريز كنيد.بانك به شما يك فرم مي دهد.شما در مكانهاي مختلفي از فرم كه قبلا در آن مشخص شده می باشد،بايد نام ونام خانوادگي خود وشماره حساب ونام شخص وشعبه بانكي كه طرف شما در آن بانك،حساب دارد وشايد چيزهاي ديگر را در آن بنويسيد.بانك،به شما يك جدول ساده خط كشي شده نمي دهدكه شما آن را پر كنيد ،بلكه به درستي به شما مي گويد كه چه مي خواهد وداده هاي خود رابايد چگونه در فرم بنويسيد.مثلا وقتي داريد شماره حساب طرف را مي نويسيد،مقابل عنوان شماره حساب را چنان خط كشي ميكندكه شبيه جدولي يك سطري گردد وشما مجبور باشيد در هر خانه آن يك رقم از شماره حساب را بنويسيد.وقتي فرم را به بانك مي دهيد.مامور باجه بانك، به آن نگاه مي كند ووادارتان مي كند كه مقابل هر عنواني را كه خالي مانده می باشد پر كنيد يا خودش آن راپر مي كند.مثلا اگر تاريخ را ننوشته باشد، خودش مي نويسدواحتمالا اطلاعات شماره شناسنامه وشماره گواهينامه رانيز به جاهاي خاصي از آن مي افزايد.

طراحي فرم در اكسس بسيار آسان می باشد ودر حقيقت مثل تفريح كردن می باشد.اگر ياد بگيريد كه فرمهاي خوبي را طراحي كنيد مي توانيد از وقوع بسياري از مشكلات آينده خود، به سادگي جلوگيري كنيد.

گزارش(Report)

گزارش ،اختصار ونتيجه گيري مفيد از داده ها واطلاعات در اختيار كساني ست كه با آن سروكار مستقيم دارند.اما ديگران هیچگاه به ريز دادها و اطلاعات نياز ندارند.مثلاوقتي رئيس بانك در پايان يك روز كاري از صندوق كار مي پرسد امروز چقدر دريافتي داشته ايد؟نمي خواهد ريز دريافتيها را بداند؛ بلكه مي خواهد از جمع كل مبلغ دريافتي آگاه گردد مديربانك فقط وقتي به جزئيات توجه ونياز پيدا ميكند كه اختلاف حساب پيش آيد ويامبلغ موجود،كمتر يا زيادتر از آن چیز که بايد باشد.وقتي همه چيز درست پيش مي رود جزئيات مورد توجه قرارنمي گيرد هنگامي كه اطلاعات طوري طبقه بندي ميكنيد كه بتوان از آن يك نتيجه مفيد ولازم اخذ كرد در واقع يك گزارش تهيه كرده ايد.مديران وگردانندگان شركتها وبخشهاي مختلف شركتها به گزارش نياز دارند. مثلا؛رئيس حسابداري شركت گزارش مي دهدكه در اين ماه،فلان مبلغ خريد انجام شده می باشد وشركت،فلان مبلغ تعهدپرداخت دارد.

اين مقادير سرجمع كليه اعمال وتصميمات گذشته می باشد.به نوبه خود،رئيس انبارگزارش ميدهد كه موجودي انبار از هرقلم چند عدد می باشد وچه هنگام رقم خاصي از اجناس كم مي آيدودر چه تاريخي بايدچه مقدار جنس براي رفع كمبود انبار تهيه كرد.معمولا هر چه رده مسئوليت مديران بالاتر برودجزئيات كمتر وارقام كلي تري مطرح مي گردد.

گزارش،عامل بسيارمهمي درتصميم گيري ست.معمولا در جلسه هاي مختلف شركتها، گزارشهاي مختلف مطرح ودرباره نقصها وكمبودها برپايه گزارشها تصميم گيري ميشود.مثلا،گزارش كمبود كالاي خاصي در انبار باعث ميشودمدير شركت به مدير تداركات،برا ي خريد آن كالا دستور بدهد. گزارش ميزان بدهي شركت ممكن می باشد باعث گردد كه رئيس،از زيردستان بازخواست كنديا دستور صرفه جويي كردن صادر كند ويا تصميم به اخذ وام گرفته گردد.

گزارشها،دررفع اشكالات كار هم بسيارمفيداند.گزارش نشان ميدهد كه كار حسابداري يا انبار درست هست يا نه واختلاف حساب باعث مي گردد كه كار حسابدار وانباردار يا افراد ديگر،مورد دقت وتوجه بيشتر قرارگيرد ونحوه كار آنها اصلاح گردد ويا احتمالا افراد كارآمدتر، جاي افراد فعلي رابگيرند.

از داده هاي موجود در اكسس مي توان گزارش گرفت.اين گزارشها، خودفرم وشكل خاصي دارند كه در اكسس مي توان به راحتي آن را تعيين كرد.ومطابق آن از سيستم گزارش گرفت. در گزارشهاي اكسس مي توان جمعهاي فرعي وكلي را نيزبراحتي به كار گرفت.اكسس، مي تواند صفحات گزارش را به خط كشي معين وپايين صفحه وبالاي صفحه مشخص شماره بزندواز هر گونه اطلاعات گزارش استاندارد و شسته ورفته اي ايجاد كند.

گزارش را هم مي توان مستقيما چاپ كرد وهم براي شكل دهي بهتر وحرفه اي Word فرستاد.

ماكرو(Macro)

يكي از سهولتهايي كه رايانه براي كاربران به وجودمي آورد آن می باشد كه مي تواند بدون خستگي اعمال تكراري را انجام دهد. در ضمن،بسياري از كارهايي كه يك كاربر در رايانه انجام مي دهد اعمال تكراري ست مثلا براي باز كردن يك گزارش خاص، بايد اعمال به خصوصي را پشت سرهم انجام داد.اگر هر گاه كه مي خواهيم كاري را انجام دهيم مجبور باشيم اعمال جزيي فراوان وتكراري را پشت سرهم انجام دهيم، كار باملال و خستگي بسيار همراه خواهد گردید.در ضمن ممكن می باشد اشتباه كنيم واعمال را با توالي ندهيم.خوشبختانه در رايانه براي اين مساله راهي هست كساني كه باسيستمDOS كار كرده اند مي دانند كه بسياري از اعمال تكراري زمان شروع به كاررايانه را مي توان در يك پرونده ديگر قرار دادكه به آن‹‹پرونده اعمال دسته جمعي›› گفته مي گردد.هر وقت كه آن پرونده خاص فراخوانده گردد تمام آن اعمال به ترتيب اجرا مي شوند.اكسس هم اين امكان را به وجود آورده می باشد كه به همين قياس بتوانيد اعمال تكراري را درظرفي بنام ماكرو گردآوري كنيد وبه آن نامي ميدهيم.سپس هر وقت كه مي خواهيد آن سلسله اعمال، پشت سرهم اجرا گردد آن ماكروي خاص را فرابخوانيد تاآن اعمال بطور خودكار وپشت سر هم اجراشود.اما امكانات ماكرو بيش از اين می باشد شما مي توانيد براي ماكرو يك تكمه تعريف وكاري كنيد كه هر وقت آن تكمه رابا ماوس فشار مي دهيد آن ماكرو اجراشود .يا مي توانيد كاري كنيد كه وقتي اقدام خاصي مانند بازكردن يك فرم يا بستن آن را انجام مي دهيد ماكروي خاصي اجراشود. همچنين مي توانيد در ماكروها شرط بگذاريد. يعني به اكسس مي گوييد ‹‹درصورتي كه شرايط خاصي به وجودآمد،فلان ماكرو رابه كار بينداز›› اقدام شرطي كردن ماكروها از قويترين جنبه هاي آنهاست .حتي مي توانيد ماكروهايي درست كنيد كه در روزهاي خاصي فعال شوند وخود به خود گزارش تهيه كنند.گزارشهايي كه در روزهاي خاصي از ماه تهيه مي گردد به كمك ماكروهاي شرطي بسيار راحت تر ايجاد خواهند گردید.

ماجول(Modules)

وقتي به كار ايجادپايگاه داده ها بپردازيم ودر اين امر متبحر شويد،پس از مدتي متوجه خواهيد گردید كه نمي توان فقط با بهره گیری از جدول، بازجست،فرم وگزارش وماكرو، يك پايگاه داده هاي ايده آل ايجاد كرد خيلي وقتها پيش می آیدكه فرمول پيچيده اي در مواردي خاص بايد اجرا گردد واين فرمان را نمي توان به آساني با ماكروها به وجود آورد.بعضي وقتها برخي تصميم گيريها بسيار بغرنج اند وبه راحتي نمي توان شرط گذاشت وبا بهره گیری از آن تصميم گيري كرد.شركت مايكرو سافت ،يك زبان برنامه نويسي بسيار كارآمد وقوي بنام ‹‹ويژوال بيسيك›› عرضه كرده می باشد كه در بين كاربران رايانه ، در سراسر جهان، بسيار موردقبول واقع شده و مرغوب می باشد .مايكروسافت، نگارش خاصي از اين زبان برنامه نويسي به نام ‹‹ويژوال بيسيك براي برنامه هاي كاربردي›› رادر برنامه هاي دفتري خود كه متشكل از ورد،اكسل واكسس می باشد گنجانيده می باشد .كه با آن ميتوان در داخل اين نرم افزارهاي دفتري ،برنامه نوشت وآن را با قدرت تمام به اجرا درآورد شايد اكنون پرسيده گردد كه ماكرو با ماجول چه فرقي دارد؟بايد گفته گردد كه ماكروها ،مجموعه اي از فرمان هاي خود اكسس هستند كه در ظرف جمع شده اند ويك باره اجرا مشوند وهرگز قدرت زبان برنامه نويس ويژوال بيسيك را ندارند.آنها زمينه اقدام محدودي دارند واصولا نمي توانند با بيرون از نرم افزار اكسس كاري داشته باشند،اما زبان ويژوال بيسيك، مي تواند در خارج از اكسس هم اقدام كند وبا قطعات ديگر نرم افزار دفتري نيز به خوبي فعل وانفعال انجام دهد.

يادگيري زبان ويژوال بيسيك خاص اكسس احتياج به مقدماتي دارد كه از حوصله اين تحقيق بيرون می باشد اما منابع بسياري در اين باره هست كه پس از كسب تبحر وتجربه در كار با اكسس، ميتوانيد از طريق آنها به يادگيري اين زبان بپردازيد واز امكانات آن بهره گیری كنيد.در يك پايگاه داده هاي ايجاد شده با برنامه اكسس، مي توان چيزهايي مانند جدول ، بازجست ، فرم،گزارش،ماكرو وماجول ايجاد كرد.به اينها‹‹اشياي پايگاه داده ها››يعني ‹‹اشياي اكسس››مي گويند.در واقع، به كمك ايجاد اين اشياء

پايگاه داده ها را اداره ميكنند.اكنون وارد اكسس شده، باشكل برنامه و جاي اين اين اشياء را ونحوه اقدام برنامه، به گونه مقدماتي آشنا ميشويم.

ورود به اكسس

براي واردشدن به اكسس ياروي شكلك آن، در روي ميز ويندوز كليد مي زنيم يااز طريق منوي StartگزينهProgram راپيدا كرده، روي آن يك بار با ماوس كليد مي زنيم.هر وقت كه وارد اكسس شويم با منوي صفحه بعد خواهيم گردید.اين منو، دوقسمت دارد كه باكادر ،از يكديگرجدا شده اند.ما براي ايجاد پايگاه داده ها بايد با قسمت بالاي اين منو كاركنيم.عنوان اين قسمتNew Database Using Creat a (ايجاد پايگاه داده ها بااستفده از)مي باشد ودر داخل آن،دو گزينه هست كه يكي Blank Database (پايگاه داده هاي خالي) وديگري Database Wizard (برنامه كمكي ايجاد پايگاه داده ها)می باشد.اگر بخواهيد يك پايگاه داده ها درست كنيد، بايد مقابل Blank Database علامت بزنيد تامنوي زير ظاهر گردد.

ايجاد پايگاه داده ها در اكسس،سه روش متفاوت داردامانتيجه هر سه روش يكي ست واگرمفاهيم اساسي اين كار را يادبگيريداستفاده از روش بستگي به نظر خودتان خواهد داشت.

اين سه روش عبارتنداز:

1-ايجادجدول به روش دستي

2-ايجاد جدول به روش جادوگر(Wizard)

شما می توانید مطالب مشابه این مطلب را با جستجو در همین سایت بخوانید                     

3-ايجاد جدول به صورت صفحه گسترده(Datasheet)

در اينجا به دليل طولاني شدن مطلب فقط به تشريح ايجاد جدول به روش دستي مي پردازيم كه به نظر مي آيد از روشهاي ديگر مهمتر وكاربردي تر باشد:

ايجاد جدول به روش دستي

چرا روش دستي را پيش از همه روشها توضیح مي دهيم؟

به اين علت كه تمام مواردي را كه بايددر مورد ايجاد جدول داده هاياد بگيريد در اين روش مستتر می باشد.براي ايجاد جدول به اين روش، پس از ورود به اكسس وايجاد يك پايگاه داده هاي خالي،منوي Database يا همان پايگاه داده ها ظاهر خواهد گردید.اين منو،بسيار مهم می باشد ودر اكسس،تقريبا محل شروع هر كاري محسوب مي گردد.همان گونه كه قبلا ديديد اين منو شش زبانه افقي دارد كه اكنون زبانه Table(جدول)آن فعال می باشد واز طريق همين زبانه مي توانيم در پايگاه داده هايمان، جدول داده ها درست ميكنيم.

براي ايجاد جدول همانندشكل بالا گزينه نيو را كليك ميكنيم تا پنجره اي باز گردد به نام نيو تيبل كه ازبين گزينه ها،گزينه ديساينگ ويو را براي ايجاد جدول به روش دستي را انتخاب مي كنيم.

انواع گوناگون داده ها در اكسس

اكسس مي تواند ده نوع اطلاع يا داده را بپذيرد ودر جدول داده ها ،فيلد خاصي از آن نوع ايجادكند. پس از تعيين نوع داده ها،اكسس مراقبت مي كند كه حتما داده هايي كه وارد هر فيلد مي كنيد از همان نوعي باشد كه برايش تعيين شده می باشد وداده هايي را كه از نوع ديگري باشند نمي پذيرد وپيام خطا صادر مي كند.مهمترين انواع داده هاي مجاز،به توضیح زير می باشد:

Text(نوشته):فيلدي كه از نوع نوشته باشد، هر تركيبي از حروف وكلمات و اعداد را مي پذيرد وثبت مي كند.طول اين نوع فيلد ، مي تواند تا 255 علامت باشد.

Number(عدد):فيلدي كه از نوع عددي باشد مي تواند انواع مختلف اعداد را بپذيرد.

Date/Time(تاريخ/زمان):اين نوع فيلدها ميتوانندتاريخ وزمان را بپذيرند وبعدا آنها را به درستي جمع وتفريق كند.

Currency(ارز):اين نوع فيلدها براي نگهداري داده هاي ارزي ايجاد مي گردد ودر عمليات حسابهاي ارزي،به راحتي ودقت اقدام ميكنند.

Memo(يادداشت):فيلد يادداشت،خاص نگهداري نوشته هاي طولاني ست.نوشته هايي كه بيش از 255 علامت در ازاء داشته باشند.مثلا اگر يك دايره المعارف رابه شكل پايگاه داده ها در آوريد، شرحهاي طولاني در مورد يك واژه خاص را بايد در فيلد از نوع يادداشت نگهداري كنيد زيرا در فيلدهاي معمولي جاي نمي گيرد.

داده ها، انواع ديگري هم دارد كه ذكر آن به زماني ديگر وكسب آشنايي بيشتر با اكسس،موكول مي گردد.به هر حال تا همين حد با مهمترين انواع داده هاي اكسس شده ايد. حال ببينيم نوع داده ها را چگونه براي فيلد(يا همان ستون مورد نظر مادر جدول داده ها)تعيين مي كنيم.


دیدگاهتان را بنویسید